Datenschutzerklärung für Unternehmen+

Stand: [Datum der Veröffentlichung]

Diese Datenschutzerklärung gilt für das Portal Unternehmen+ unter app.upluss.de und die Handy-App „Unternehmen+“ für Android und iOS.

1. Wer ist verantwortlich?

Unternehmen+ ist ein Portal, über das Steuerberatungskanzleien mit ihren Mandanten zusammenarbeiten. Dabei gibt es zwei Rollen:

Für den Betrieb des Portals selbst (Aufruf der Seiten, Anmeldung, Sicherheit, System-E-Mails) ist verantwortlich:

U+ Software Solutions GmbH
[Straße, Hausnummer, PLZ, Ort]
E-Mail: [z. B. datenschutz@upluss.de]
Telefon: [bitte ergänzen]
Vertreten durch den Geschäftsführer [Name]

Für die Inhalte, die im Rahmen eines Mandats gespeichert werden (z. B. Stammdaten, Personal- und Lohndaten, Belege, Nachrichten), ist die Steuerberatungskanzlei verantwortlich, die Sie zu Unternehmen+ eingeladen hat. Die U+ Software Solutions GmbH verarbeitet diese Daten nur im Auftrag und nach Weisung der Kanzlei (Art. 28 DSGVO) und ist zusätzlich zur Verschwiegenheit nach § 203 StGB und § 62a StBerG verpflichtet. Fragen zu diesen Daten und zur Ausübung Ihrer Rechte richten Sie bitte an Ihre Kanzlei; deren Datenschutzinformationen gelten ergänzend.

2. Datenschutzbeauftragter

[Falls ein Datenschutzbeauftragter benannt ist: Name bzw. Firma und Kontakt. Falls nicht benannt, diesen Abschnitt löschen und Anfragen an die Adresse unter 1. richten.]

3. Welche Daten verarbeiten wir, wofür und auf welcher Grundlage?

3.1 Aufruf des Portals (Server-Protokolle)

Bei jedem Aufruf von app.upluss.de verarbeitet unser Server automatisch: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Statuscode, Browser und Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite, soweit übermittelt.

• Zweck: Bereitstellung der Seiten, Sicherheit des Systems, Abwehr und Aufklärung von Angriffen, Fehleranalyse.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb).
• Speicherdauer: 14 Tage, danach Löschung oder Anonymisierung, sofern nicht ein Sicherheitsvorfall eine längere Aufbewahrung zur Aufklärung erfordert.

3.2 Benutzerkonto und Anmeldung

Für Ihr Benutzerkonto verarbeiten wir Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, die Zuordnung zu Kanzlei und Firmen, Ihre Rolle und Rechte, Ihr Passwort (nur als verschlüsselter Hash-Wert), gegebenenfalls Ihren Schlüssel für die Zwei-Faktor-Anmeldung sowie Zeitpunkte von Anmeldungen und fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen.

• Zweck: Einrichtung und Verwaltung Ihres Zugangs, Schutz vor unbefugtem Zugriff (z. B. vorübergehende Sperre nach mehreren Fehlversuchen).
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzungsverhältnis) bzw., wenn Sie als Mitarbeiter oder Mandant einer Kanzlei eingeladen wurden, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse der Kanzlei und von U+ an einer sicheren Zusammenarbeit); Art. 32 DSGVO.
• Speicherdauer: Bis zur Deaktivierung oder Löschung Ihres Zugangs; Anmeldeprotokolle [z. B. 90 Tage].

3.3 Inhalte im Rahmen Ihres Mandats

Alle Inhalte, die Sie, Ihre Kanzlei oder Ihre Beschäftigten in Unternehmen+ eingeben oder hochladen (z. B. Firmendaten, Personaldaten, Belege, Nachrichten), verarbeiten wir ausschließlich im Auftrag Ihrer Kanzlei (siehe 1.). Zweck, Rechtsgrundlage und Speicherdauer bestimmt Ihre Kanzlei. Wir nutzen diese Inhalte nicht für eigene Zwecke.

3.4 E-Mails von Unternehmen+

Unternehmen+ versendet System-E-Mails wie Einladungen, Links zum Zurücksetzen des Passworts und Hinweise auf neue Nachrichten oder Aufgaben. Absender ist noreply@upluss.de. Antworten gehen an die zuständige Kanzlei.

• Verarbeitete Daten: Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Benachrichtigung, Zeitpunkt des Versands.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO (Betrieb des Portals und Information über neue Inhalte).
• Dienstleister: Der Versand erfolgt über das Webhosting der Hetzner Online GmbH in Deutschland (siehe 5.).

3.5 Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO) und löschen sie, wenn die Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

4. Cookies und ähnliche Techniken

Unternehmen+ verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. Speicher im Browser:

Diese sind für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies ein, binden keine Inhalte von Drittanbietern zur Reichweitenmessung ein und erstellen keine Nutzerprofile.

5. Empfänger und Dienstleister

Wir setzen folgende Dienstleister ein, die wir sorgfältig ausgewählt und vertraglich gebunden haben (Art. 28 DSGVO):

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen: Hosting des Servers im Rechenzentrum Nürnberg (Deutschland) einschließlich Sicherungen sowie Versand der System-E-Mails. Die Daten verlassen dabei Deutschland nicht.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder Sie bzw. Ihre Kanzlei dies veranlassen.

6. KI-Funktionen

Unternehmen+ enthält optionale Funktionen mit künstlicher Intelligenz (z. B. Auslesen von Belegen, U+ Assistent). Diese sind derzeit nicht aktiv. Es werden keine Daten an einen KI-Anbieter übermittelt.

7. Handy-App

Die Handy-App zeigt das Portal app.upluss.de an; es gelten dieselben Angaben wie oben. Zusätzlich:

• Kamera: Die App greift nur auf die Kamera zu, wenn Sie selbst ein Dokument scannen oder ein Foto aufnehmen, und nur nach Ihrer Erlaubnis im Betriebssystem. Die Aufnahmen werden in Ihr Unternehmen+ hochgeladen und nicht anderweitig gespeichert oder weitergegeben.
• App-Stores: Beim Herunterladen der App verarbeiten Google (Play Store) bzw. Apple (App Store) Daten in eigener Verantwortung nach deren Datenschutzbestimmungen.

8. Sicherheit

Alle Verbindungen sind per TLS (HTTPS) verschlüsselt. Besonders sensible Angaben wie Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID und IBAN sowie hochgeladene Dateien speichern wir zusätzlich verschlüsselt; hochgeladene Dateien werden vor dem Speichern auf Schadsoftware geprüft. Sicherungen werden täglich erstellt und verschlüsselt. Zugänge sind durch persönliche Passwörter, eine Sperre nach mehreren Fehlversuchen und eine optionale Zwei-Faktor-Anmeldung geschützt.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21).

Für Inhalte, die Ihre Kanzlei verantwortet (siehe 1.), wenden Sie sich bitte an Ihre Kanzlei. Erreicht uns eine solche Anfrage, leiten wir sie an die Kanzlei weiter.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Bundesland Ihres Wohnorts oder am Sitz der U+ Software Solutions GmbH. Für uns zuständig ist: [Landesdatenschutzbehörde am Sitz der GmbH, Anschrift].

10. Pflicht zur Bereitstellung

Für die Nutzung von Unternehmen+ benötigen wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse. Ohne diese Angaben können wir keinen Zugang einrichten. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

11. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Unternehmen+ oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.